Privacy statement

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Denk maar aan jouw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals je IP-adres, zijn ook persoonsgegevens. Hier lees je hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens als:

• je je aanmeldt voor één van onze alerts op de “werkenbij-website”; 
• je bij ons solliciteert op een interne functie of vacature bij één van onze merken of voor al onze merken;
• je je inschrijft voor onze Talent pool; 
• je deelneemt aan een (online) test of assessment; 
• je op een andere wijze met ons in contact komt, persoonsgegevens aan ons verstrekt en ons uitdrukkelijk toestemming geeft tot verwerking daarvan.

Wij verwerken jouw gegevens voor:

• Job alert: indien je jezelf hebt aangemeld voor (zelf te bepalen periodieke) e-mails met vacatures die passen bij je selectiecriteria. Uitschrijven kan bij iedere ontvangen e-mail. 
• Inschrijving voor de Talent pool. Je ontvangt nieuwe vacatures of andere informatie zoals bijvoorbeeld informatie over events. Verder kunnen we met je in gesprek gaan om te kijken welke carrière opties er zijn binnen Timing. 
• Sollicitaties: als je op een functie of opdracht solliciteert. 
• Events: als je daarvoor hebt opgegeven. 
• Om contact met je op te nemen als je op een andere manier gegevens bij ons hebt achtergelaten en toestemming tot verwerking hebt gegeven.
  

• In verband met je sollicitatie; 
• om statistisch en/of marktonderzoek te doen; 
• om je profiel goed te kunnen beoordelen. Daarbij raadplegen we soms publieke gegevens op internet;
  

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor inschrijving voor onze Talent pool, jouw alerts of sollicitatie. . Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Heb je je aangemeld voor een alert of event, ingeschreven of gesolliciteerd, dan gaan we er van uit dat je op zoek bent naar of geïnteresseerd bent in (ander) werk en dat we - mondeling, schriftelijk en/of digitaal - contact met je op mogen nemen.. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid, of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie of opdracht. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publiek toegankelijke sites , . In het geval je interesse hebt, zullen we je benaderen om die interesse te toetsen zodat we je voor de Talent pool in kunnen schrijven. Deze inschrijving zal zijn conform de geldende voorwaarden, met in acht neming van dit Privacy statement. Je bent zelf verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Indien je niet wilt dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens. 
• Curriculum vitae (cv), motivatie, informatie over opleiding, stages en werkervaring. 
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid voor een functie.

Bij bezoek aan onze website
Wij gebruiken cookies op onze website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan onze website automatisch op je computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Er zijn verschillende soorten cookies. De data die wij verkrijgen via zogenaamde ‘tracking cookies’ gebruiken wij om onze vacatures relevanter voor je te maken.

Bij bezoek aan één van onze kantoren:
Onze terreinen kunnen voorzien van camera’s voor jouw en onze veiligheid. Als je parkeert op een van onze parkeerterreinen kan het kenteken van de auto worden geregistreerd voor een soepele doorstroom en om te controleren of de juiste personen gebruik maken van de daarvoor bestemde faciliteiten.

Tijdens een sollicitatie procedure:
Timing verzamelt en verwerkt ook gegevens die jij in het kader van de sollicitatie verstrekt door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail met medewerkers van Timing.

We gebruiken je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan in deze verklaring is aangegeven zonder je daarvan eerst op de hoogte te stellen en, indien van toepassing, zonder eerst je toestemming te hebben verkregen.

We bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als dat nodig of toegestaan is binnen het kader van de in deze verklaring beschreven doelen en volgens het toepasselijk recht.

Hoe lang de gegevens worden bewaard hangt af van de vraag of jij ook daadwerkelijk voor ons gaat werken. In dat geval moeten gegevens namelijk 2, 5 of zelfs 7 jaar worden bewaard. Op het moment dat je in dienst komt bij Timing worden jouw gegevens onderdeel van je personeelsdossier.

De gegevens van de alerts bewaren we tot je je hebt afgemeld. Jouw inschrijving voor de Talent pool geldt in ieder geval voor één jaar. Tussentijds en na één jaar kunnen we je benaderen om te vragen of je nog geïnteresseerd bent en je gegevens nog actueel zijn. Als je solliciteert, schrijf je je ook in voor de Talent pool en gelden de hiervoor genoemde termijnen. Eerder uitschrijven kan uiteraard ook. Hiervoor kun je contact opnemen via corporaterecruitment@timing.nl .

Timing kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers:

• Timing intern: De gegevens die Timing verzamelt en gebruikt, zijn toegankelijk voor medewerkers van Timing en haar zuster- of dochtermaatschappijen, indien zij die gegevens nodig hebben bij de uitoefening van hun functie. Denk aan de medewerkers van de HR-afdeling, jouw mogelijk nieuwe leidinggevende en gesprekspartners tijdens interviews. Zij krijgen alleen toegang tot jouw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen. 
• Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Timing diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld de partij die assessments aanbiedt of de partij die de website bouwt en/of beheert. 
• De overheid: persoonsgegevens worden gedeeld met belastingdienst, UWV en andere partijen, indien Timing dit wettelijk verplicht is. Er zijn in beginsel geen andere partijen die gegevens ontvangen, maar het kan voor komen dat op grond van een wettelijke verplichting of een geschil alsnog incidenteel gegevens aan externe partijen ter beschikking moeten worden gesteld. In het kader van een fusie, overname, faillissement of surseance van betaling kan het nodig zijn dat derden toegang krijgen tot de gegevens of de gegevens ter beschikking krijgen gesteld.

Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen.

Timing verwerkt persoonsgegevens in Nederland of een land in de Europese Unie. Doorgifte buiten de EU wordt zo veel mogelijk beperkt. Indien dat laatste wel gebeurt, zal dit enkel zien op landen die een vergelijkbaar beschermingsniveau als de EU kennen.

Op grond van de AVG heb jij de volgende rechten

• Recht op informatie: jij hebt recht op duidelijke, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens. 
• Recht op inzage: jij hebt het recht Timing te vragen óf en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Wij moeten jouw vraag vanzelfsprekend ook beantwoorden. 
• Recht op rectificatie: jij hebt het recht Timing te vragen jouw persoonsgegevens te verbeteren als ze onjuist zijn of aan te vullen als ze onjuist of onvolledig zijn. 
• Recht op vergetelheid: jij hebt het recht Timing te vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen. Let wel: Timing mag soms niet aan een verzoek tot verwijdering voldoen, bijvoorbeeld als de verwerking wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld ingeval van belastingwetgeving). 
• Recht op beperking van de verwerking: jij hebt het recht Timing te vragen de verwerking van persoonsgegevens in bepaalde gevallen te beperken. 
• Recht op dataportabiliteit: jij hebt het recht om de persoonsgegevens die jij aan Timing hebt verstrekt digitaal van Timing te verkrijgen of Timing te vragen de persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dat moet wel technisch mogelijk zijn.
• Recht om niet aan geautomatiseerde besluiten te worden onderworpen (waaronder profilering): geautomatiseerde besluitvorming via profilering gebeurt niet door Timing, jij hebt altijd recht op menselijke tussenkomst, recht om jouw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

Wij behandelen je verzoek zorgvuldig om je rechten te waarborgen. Wij kunnen je vragen om je te identificeren om ervoor te zorgen dat wij jouw persoonsgegevens alleen met jou en niet met andere partijen delen.

Timing heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (hierna: ‘FG’) aangesteld. De FG is betrokken bij alle activiteiten die te maken hebben met de bescherming van persoonsgegevens binnen Timing. Zijn taken zijn onder andere:

• informeren 
• adviseren 
• toezicht houden 
• bewustwording creëren en 
• optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de reglementen op het gebied van persoonsgegevens. Timing blijft zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving, ondanks de aanstelling van een FG. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld, voordat de verwerking begint.

Jij kunt met de FG contact opnemen over alle activiteiten die verband houden met de verwerking van jouw persoonsgegevens en de uitoefening van jouw rechten via fg@timing.nl .

Vind jij dat Timing -in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens- inbreuk maakt op de geldende wet- en regelgeving of op deze privacyverklaring? Neem dan contact op met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Timing: mr. A.E.B. de Hollander via fg@timing.nl .

Mocht jij, nadat Timing of de FG jou een antwoord heeft gegeven, een klacht willen indienen in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je dat doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Timing neemt bij de verwerking van persoonsgegevens vanzelfsprekend de wettelijke beginselen, dus ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) en de Uitvoeringswet AVG in acht. Timing draagt er zorg voor dat zij daadwerkelijk kan aantonen dat deze beginselen in acht worden genomen en dat zij daarmee voldoet aan haar verantwoordingsplicht (“accountability”).

Timing zal:

• Jouw persoonlijke levenssfeer zoveel mogelijk beschermen tegen onrechtmatige verwerking en/of misbruik van persoonsgegevens, tegen verlies van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens; 
• Zoveel mogelijk voorkomen dat persoonsgegevens verder worden verwerkt of worden verwerkt voor een ander doel dan waarvoor ze verzameld zijn; 
• Jou informeren over de verwerkingen die door of namens Timing plaatsvinden en over jouw rechten.

Timing doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van onderstaande maatregelen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Ook met de partijen waarmee wij jouw persoonsgegevens delen hebben we afgesproken dat zij jouw persoonsgegevens optimaal beschermen.

• Technische en organisatorische (beveiligings-)maatregelen: Timing neemt passende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt of bijvoorbeeld worden verloren of gestolen. Daarnaast heeft Timing een protocol voor het gebruik van ICT, e-mail, internet en sociale media. In dit protocol staan (gedrags)regels over hoe binnen Timing moet worden omgegaan met informatie- en communicatietechnologie. Ook staan in dit protocol regels over bijvoorbeeld het gebruik van ICT en voor welke doeleinden ICT gebruikt wordt. Verder is beschreven hoe/wie dit gebruik controleert. De door Timing getroffen technische en organisatorische maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context, verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor jouw rechten en vrijheden, een op het risico afgestemd passend beveiligingsniveau. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. 
• Bewaarplaats van persoonsgegevens: Persoonsgegevens worden bewaard in de digitale (personeels- en salaris)administratiesystemen op (afgesloten delen van) servers die worden gehost bij (een of meer) verwerkers van Timing die voldoen aan strenge veiligheidseisen conform NEN 7510, ISO 27001 en ISO 9001. 
• Beveiligingsincidenten en datalekken: Ondanks onze beveiligingsmaatregelen, is het mogelijk dat zich beveiligingsincidenten voordoen die een inbreuk op persoonsgegevens betekenen. Timing zal in dat geval het incident melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden. Timing heeft een procedure datalekken en documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens. Hierbij noteren wij wat er precies is gebeurd, de gevolgen en de getroffen maatregelen. 
• Verwerkingsregister: Timing houdt een schriftelijk register bij van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat in ieder geval de volgende gegevens: de categorieën van persoonsgegevens, het doel, de grondslag, de betrokkenen, de ontvangers, de bewaartermijnen, de doorgifte, een algemene beschrijving van de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en de naam en contactgegevens van Timing en FG.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Timing kan dit reglement wijzigen. Eventuele voorgaande privacyreglementen komen hierdoor te vervallen. Dit reglement is gepubliceerd op de “werkenbij-website” van Timing. We raden je aan het Privacy statement regelmatig na te lezen.

Deze versie is opgesteld op 20 augustus 2020.